Sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria

El sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria (SDMDU) es un sistema ampliamente utilizado en otros países desde hace más de 50 años. En Colombia se hizo obligatorio implementarlo desde el año 2009 en las IPS de mediana y alta complejidad, con el objetivo de mejorar la seguridad de los pacientes hospitalizados.

Se trata de un sistema mediante el cual se dispensa la medicación por paciente de forma individualizada, totalmente identificada para cada unidad de dosificación y en lo posible lista para ser administrada. El servicio farmacéutico realiza diariamente la transcripción de las órdenes médicas a los perfiles farmacoterapéuticos (PFT), donde queda registrado todo el tratamiento de los pacientes cubiertos por el sistema. Este doble chequeo favorece la seguridad de los usuarios.

En esta entrada se presentan los objetivos y principios generales en los que se basa el SDMDU y nos centraremos en la importancia de llevar correctamente el perfil farmacoterapéutico. Espero sinceramente que les resulte de utilidad.

 ¿Qué se busca con el SDMDU?

• Racionalizar el uso de los medicamentos.
• Garantizar el cumplimiento de la prescripción.
• Procurar la correcta administración de medicamentos al paciente.
• Disminuir los errores de medicación.
• Establecer el seguimiento de los tratamientos farmacológicos.
• Proporcionar información de la terapia con medicamentos.
• Detección de reacciones adversas (RAM) y resultados negativos asociados a la medicación (RNM).
• Mejorar el rendimiento en las actividades específicas de enfermería, reduciendo el tiempo que dedica a la preparación de medicamentos.
• Disminuir los costos asociados a la acumulación innecesaria de medicación en las unidades de enfermería.
• Disminución del stock en farmacia.

 Principios generales del SDMDU

·       Los medicamentos deben ir identificados siempre hasta el momento de su administración, ya que los medicamentos sin etiquetar representan un peligro potencial para el paciente.

·    El reempaque, acondicionamiento y reenvase de las dosis unitarias debe llevarse a cabo en un establecimiento farmacéutico certificado en Buenas Prácticas de Elaboración (BPE).

·        El personal de farmacia debe recibir la orden médica original y en su defecto una copia exacta de la misma. En muchas instituciones el médico puede hacer uso de la prescripción electrónica.

·      Las mezclas no se deben preparar ni se deben dispensar los medicamentos hasta que el químico farmacéutico haya validado la prescripción médica.

·       La enfermera al recibir la medicación enviada por farmacia, comprobará la concordancia con las tarjetas de administración de medicamentos. Si encuentra alguna discrepancia será porque uno de los dos ha interpretado de forma distinta la orden médica, por lo que será preciso aclararlo con el médico. De esta forma se detectarán y se evitarán errores de medicación.

Esquema operativo del sistema:

  

 Diligenciamiento de perfiles farmacotarepéuticos

Los perfiles farmacoterapéuticos son una herramienta muy valiosa para el seguimiento a la medicación de los pacientes ingresados y un componente indispensable dentro del SDMDU.

El perfil farmacoterapéutico (PFT) es la herramienta más accesible de que dispone el personal farmacéutico para contribuir en la reducción de errores de medicación y problemas relacionados con medicamentos. Es útil para la detección de reacciones adversas (RAM) y para contribuir en la mejora de la eficacia terapéutica. Hay varios modelos de PFT, pero uno de los más recomendados es el modelo americano, que permite la inclusión de los diez pasos para disponer de información completa y necesaria para un buen seguimiento.

	Metodología de los diez pasos (1)
1	Historial de alergias y RAM previas
2	Cambios posológicos injustificados
3	Posologías erróneas
4	Duplicidad terapéutica
5	RAM superpuestas
6	Dosis, vía, horario o forma farmacéutica inapropiada
7	Tratamiento de RAM
8	Interacciones medicamento-medicamento
9	Interacciones medicamento-enfermedad
10	Tratamiento contraindicado

(1)    American Society of Health System Pharmacists ASHP guidelines on a standardized method for pharmaceutical care. Am J Health-Syst Pharm 1996; 53: 1713 –1716.

Para que los PFT  puedan resultar verdaderamente útiles es necesario establecer directrices estandarizadas para su correcto diligenciamiento y ajustarse a ellas. Deben enmarcarse dentro del sistema de gestión de calidad del servicio farmacéutico y se recomienda que sean revisadas y aprobadas por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución.

Normas y procedimientos generales

1.   No se deben diligenciar los perfiles con lápiz borrable. Siempre debe usarse un esfero negro.

2.  Si se comete un error, no se debe usar corrector. Se recomienda trazar una línea por encima del error y corregir, sin tachones.

3.  En el perfil se registran los medicamentos desde el primer día en que el paciente ingresa servicio clínico (hospitalización) de la institución.

4.  Si se prescribe un medicamento que no hay en la farmacia, se debe incluir en el registro de demanda insatisfecha para que el jefe del servicio realice la gestión y/o intervención correspondiente.

5.   Si no se disponen de todos los datos para llenar el perfil, el Q.F. debe recurrir a la historia clínica, notas de enfermería o cualquier otra fuente de consulta con el equipo de salud.

6.    Los diagnósticos y cambios clínicos significativos se deben actualizar y anotar en el perfil.

7.  Si después de las entregas programadas ocurre algún cambio en la farmacoterapia, este debe ser consignado en el perfil.

8.    Los registros en el perfil deben cumplir las siguientes características:

•          Permanentes: que no se puedan borrar.
•          Ciertos: la información debe ser real y confiable.
•          Claros: fáciles de entender e interpretar por todo el personal del servicio farmacéutico.
•          Legibles.
•          Exactos y precisos: Cálculos correctos y validados.
•          Estandarizados y completos: Todo normalizado. Evitar el uso de palabras incompletas. Solo se permite el uso de las siglas acordadas.

 9.  Identificar cada perfil con el nombre, número de documento del paciente y cama. Esto permitirá confrontar fácilmente la información con la historia clínica.

10. Registrar a continuación edad, peso, sexo y fecha de ingreso en formato estandarizado. En nuestro caso el formato aprobado es X-XXX (día en números arábigos y mes en letras). Ejemplo: 3-feb.

11. El químico farmacéutico debe buscar el diagnóstico más reciente en la H.C., más exactamente en la sección de EVOLUCIÓN y transcribirlo al PFT. Se recomienda que el diagnóstico se actualice periódicamente (cada tres o cuatro días).

12. Trascribir a partir de las órdenes médicas toda la información correspondiente a la farmacoterapia del paciente. En algunas instituciones, se recibe copia de la orden médica. Actualmente es más común el uso de órdenes por aplicativo informático, como en nuestro caso.

13. Se debe usar nombre genérico para registrar la farmacoterapia. Los nombres de marca se registrarán en la casilla observaciones en aquellos casos que aplique.

14. En el perfil se deben consignar los medicamentos, presentación, dosis, vía de administración, frecuencia y forma farmacéutica para la terapia ordenada.

15. A continuación de la columna observaciones se encuentran las columnas destinadas al registro de los movimientos de las dosis (entregas y devoluciones). En la parte superior de la columna se encuentra indicado el número de días de estancia y la fecha de los movimientos:

16. Las casillas divididas por una línea diagonal son empleadas para indicar el número de dosis sencillas (o unidades más próximas a la dosis) entregadas por la farmacia (parte superior) y el número de dosis o presentaciones más próximas a la dosis devueltas por enfermería (parte inferior):

17. Si un medicamento es suspendido, se debe escribir sobre la casilla correspondiente al motivo una “S”; esto indica que la farmacia no dispensará más ese medicamento, cerrando la fila. Si el médico decide reiniciar, se abre otro registro en otro renglón.

18. Si hay un cambio en la farmacoterapia de un medicamento (por ejemplo, cambio de dosis, frecuencia o vía de administración) se debe escribir una “C” sobre la casilla correspondiente al motivo; de esta manera se podrá identificar el cambio ordenado. Diligenciar la nueva orden en una fila distinta, como si se tratara de un medicamento nuevo.

19. Algunos medicamentos son de aplicación inmediata. Cuando se dispensen medicamentos de esta forma, el auxiliar de farmacia deberá tener en cuenta que es preciso dosificar el número adecuado de dosis tal que el paciente tenga su terapia asegurada hasta el otro día a la hora de entrega de los medicamentos, a menos que sea de una sola aplicación (UNA VEZ).

20. También hay que tener en cuenta que algunos medicamentos se ordenan acompañados por la sigla “PRN” Esta abreviación viene del latín "pro re nata" (su traducción exacta es "por la cosa nacida", pero su significado médico es "por razón necesaria"). Se utiliza para identificar un medicamento que puede ser adminsitrado cuando el paciente lo necesite, en lugar de tomarlo en un horario establecido. En estos casos, se puede dosificar para 24 horas si el médico lo especifica. No se vuelve a entregar a menos que sea ordenado.

Ejemplo: Acetaminofén 500 mg C/6 h PRN; Acetaminofén 500 mg C/6 h si dolor; Metoclopramida 10 mg IV c/8 h si vómitos.

21. Cuando se formule un antibiótico, se debe indicar en la casilla observaciones el día en que finaliza tratamiento, según la duración ordenada por el médico tratante. Esta información normalmente procede de la ficha de antibióticos, de la orden médica o de los registros de evolución.

 22. Si un PFT de un mismo paciente no es suficiente para registrar la información (por el elevado número de medicamentos o los días de estancia), se deberá llenar un nuevo perfil y ambos perfiles deben permanecer unidos.

Devoluciones

23. Las devoluciones se deben hacer cuando se termine la dosificación de los medicamentos en horas de la mañana, y una vez ha terminado la entrega de medicamentos a enfermería.

24. El servicio de enfermería está en la obligación de informar de manera oportuna las salidas antes de la dosificación. Si no se informa o se informa después de la digitación y registro, se debe hacer la devolución de las dosis según procedimiento y horarios establecidos.

25. Cada devolución debe venir acompañada del formato diseñado para tal fin diligenciado correctamente, especificando el motivo por el que no se administra el medicamento.

26. Llenar el perfil en el sitio correspondiente a las devoluciones, indicando el número de dosis o de unidades devueltas.

27. Verificar a través del sistema y del PFT que el paciente efectivamente ha tenido terapia con el medicamento devuelto y que las cantidades no superen el plazo establecido (24 horas). Una vez verificado lo anterior, se procede a aplicar la devolución en el sistema, registrandola también en el perfil (en lo posible con un color diferente).

28. Se recomienda verificar cuidadosamente las entregas y devoluciones de todos los medicamentos, en especial aquellos de alto costo y NO POS. Los registros del PFT deben coincidir con las entradas y salidas en el sistema o kárdex.

Dosificación y facturación

29. Dosificar los medicamentos de administración oral e IV de acuerdo con las formas farmacéuticas disponibles en la farmacia. Si se hace entrega de mezclas preparadas por la Central, el registro de los medicamentos en el PFT debe permitir su identificación.

Ejemplo: Ciprofloxacina 200 mg IV C/12 h. En este caso se deben dosificar 4 unidades cuando la farmacia disponga de viales por 100 mg. Cuando se disponga de mezclas preparadas se debe tener en cuenta la concentración de la misma antes de registrar en el PFT y facturar.

30. Se recomienda que las formas farmacéuticas sólidas orales en reempaque se entreguen grapadas de tal forma que se correspondan con las dosis prescritas.

Ejemplo: Acetaminofen 1 g. V.O. c/12 h. En este caso se entregarán 4 tabletas de 500 mg, grapadas en grupos de a dos (dos dosis de 1 gramo).

31. Los medicamentos que se administran por infusión I.V. deben calcularse de acuerdo con la velocidad de infusión y con la forma en que el personal de enfermería los prepara. Si esta información no esta disponible, se informará a la Regente del servicio para hacer validación con el químico farmacéutico.  

32. Cuando el paciente es trasladado a otro servicio (UCI, Cirugía, etc.) se debe asegurar la continuidad de la terapia que el médico tratante decida mantener.

33. El carro de medicamentos debe ser llenado una vez se disponga de las órdenes médicas dosificadas y facturadas.

Revisión del carro de medicamentos

34. Es recomendable confrontar la dosificación contra el censo. Si es posible solicitar acceso a esta información antes de iniciar con la revisión de los carros.

35. Solicitar a enfermería información oportuna sobre ingresos y egresos durante la jornada.

36. Se debe revisar el carro de medicamentos antes de dirigirse al servicio de enfermería. Es necesario confrontar la prescripción contra lo facturado y lo registrado en el PFT.

37. Se debe validar que el número de cama y el nombre del paciente coincidan.  

38. Cuando se detecten errores, revisar inmediatamente para que se realice la corrección correspondiente. Dejar nota en el registro de errores detectados durante la revisión del carro.

39. Se recomienda efectuar controles con el nombre del paciente porque el proceso está diseñado y encaminado a una misión de servicio a las personas, no a números de cama.

BIBLIOGRAFÍA

• Camelo G.Z.;  Vaca C.P. FARMACIA HOSPITALARIA (Manual de rotaciones prácticas). Universidad Nacional de Colombia. 2013.

• MANUAL DEL FARMACÉUTICO CLÍNICO DE UCI. 25° Congreso Argentino de Terapia Intensiva 2° Jornada de Farmacéuticos en Terapia Intensiva Sociedad Argentina de Terapia Intensiva Hospital Universitario Austral Sanatorio Allende. Disponible en http://www.sati.org.ar/files/farmacia/Manual-del-Farmaceutico-Clinico-en-UCI.pdf

• Orbes Juan P. Sistemas de Distribución de Medicamentos. Disponible en https://www.slideshare.net/juanpabloorbesgallo/sistemas-de-distribucion-medicamentos

• Martínez M. W. GESTION DE MEDICAMENTOS ORGANIZATIONAL PERFORMANCE IN HEALTHCARE HEALTHCARE ADMINISTRATION  Disponible en http://www.achc.org.co/documentos/investigacion/estudios/externos/varios/6.%20GESTION%20DE%20MEDICAMENTOS%20organizational%20performance%20in%20healthcare%20healthcare%20administration.pdf

• Experiencias durante una auditoría de certificación hospitalaria. Disponible en: http://comaefac.org.mx/downloads/foro/DOC.CERT%20HOSPITALES/ponencias/Experiencias%20durante%20una%20auditoria%20de%20certificacion%20hospitalaris%20ABC.pdf

• Espinosa J.S. Hospital del Sur. Itagüí. Presentación disponible en: http://ays.com.co/admin/conf/251conferencia7.pdf